Antonella De Lazzari · CEO y cofundadora
Actualizado el 11 de noviembre de 2026
La respuesta corta
La factura proforma es un documento comercial que anticipa cómo va a ser la factura: productos, cantidades, precios, impuestos, condición de pago y datos para pagar. No es un comprobante fiscal y por eso lleva la leyenda «documento no válido como factura». Sirve para que el cliente apruebe la compra, gestione un pago anticipado o inicie un trámite de importación.
Modelo de factura proforma
El modelo trae un ejemplo cargado con datos inventados. En la planilla, completá las celdas amarillas: los importes se calculan solos. La alícuota de IVA del ejemplo es 21%; cambiala si corresponde otra. Los datos para el pago los completa tu empresa.
Qué datos lleva una factura proforma
- La palabra «proforma» y la leyenda
- Tiene que quedar claro a simple vista que no es una factura.
- Número y fecha
- Con numeración propia, separada de la de las facturas.
- Vendedor y cliente
- Razón social, CUIT y domicilio de las dos partes.
- Productos
- Código, descripción, cantidad y unidad.
- Precio unitario, impuestos y total
- Con el mismo detalle que va a tener la factura.
- Validez
- Hasta cuándo se sostienen el precio y la disponibilidad.
- Condición de pago y datos para pagar
- Anticipo, saldo, moneda y la cuenta donde se recibe el pago.
- Plazo y lugar de entrega
- Contado desde qué momento: la aprobación, el anticipo o el pago total.
- Condiciones de la operación
- En comercio exterior, el Incoterm, el origen de la mercadería y el medio de transporte.
En qué se diferencia de otros documentos
- Presupuesto
- Propone precio y condiciones. Puede ser informal y admite varias versiones.
- Factura proforma
- Anticipa la factura con todos sus datos. Se emite cuando la operación ya está encaminada.
- Factura
- Es el comprobante fiscal. Documenta la venta y habilita el cobro.
Cuándo se usa
- Pago anticipado
- El cliente necesita un documento para transferir antes de que exista la factura.
- Aprobación interna del cliente
- Compras o finanzas piden un papel con el total, los impuestos y la condición de pago para autorizar el gasto.
- Comercio exterior
- El importador la usa para gestionar permisos, pagos al exterior o un seguro antes del embarque.
- Financiación
- Un banco o un leasing la piden para evaluar la operación.
Dónde se complica
- La factura sale distinta a la proforma
- Cambió el tipo de cambio, se agregó un flete o se cargó otro precio. El cliente pagó contra la proforma y ahora hay una diferencia que explicar.
- Se venció y nadie avisó
- El cliente paga con una proforma de hace un mes y el precio ya es otro.
- Se rehace a mano desde el presupuesto
- Los mismos productos y precios se copian del presupuesto a un Word. Cada copia es una oportunidad de cambiar un número.
- Circulan varias versiones
- El cliente tiene tres proformas en el mail y paga contra la que no era.
Cómo queda cuando la proforma parte del presupuesto acordado
La proforma repite lo que ya se negoció. En Patio el presupuesto con el precio, la condición de pago y la validez de ese cliente queda en la operación, junto con sus versiones anteriores.
Quien prepara la proforma parte de la versión aceptada, y el pedido llega a tu sistema de gestión con esos mismos datos para que la factura coincida.